NORME SULLA PRIVACY – CASTELLO DI UGENTO

Il Castello di Ugento ritiene che la salvaguardia della tua privacy sia molto importante. Abbiamo creato le presenti Norme sulla Privacy per fornirti un quadro dettagliato sui dati che raccogliamo dai nostri ospiti e gli utenti del sito web, nonché sul modo in cui il Castello di Ugento utilizza tali informazioni per soddisfare al meglio le esigenze dei suoi ospiti.

CHE COSA SONO I DATI PERSONALI?


Il termine “Dati personali” si riferisce a qualsiasi informazione che possa essere utilizzata per identificare una persona. Sono inclusi, ad esempio, nome, indirizzo, età, sesso, storia finanziaria personale, numero di previdenza sociale e codice fiscale.

PER QUALI SCOPI VENGONO RACCOLTI I DATI PERSONALI?

1. Per offrire un servizio eccellente ai nostri ospiti

I dati personali vengono raccolti per assisterti nelle prenotazioni e per offrirti i servizi richiesti presso la nostra struttura, allo scopo di soddisfare le tue esigenze durante il soggiorno e/o per poterti contattare in merito a questioni relative al tuo soggiorno. Conservando alcuni dati personali relativi ai soggiorni, tra cui le informazioni riguardanti lo storico dell’ospite e il dettaglio delle spese, il Castello di Ugento consente agli ospiti di confermare transazioni precedenti e di riconciliare rendiconti o fatture.

2. Per tenere informati i nostri ospiti

Possiamo utilizzare i dati personali forniti per inviarti newsletter sulla nostra struttura, per informarti di eventuali promozioni/offerte o per comunicarti altre informazioni che potrebbero interessarti. Per poterlo fare, i tuoi dati devono essere condivisi con terzi, tra cui le aziende che si occupano di gestione delle relazioni con i clienti e/o di marketing e comunicazione. Tali aziende hanno stipulato con il Castello di Ugento un contratto che le obbliga a proteggere tutti i dati degli ospiti a cui hanno accesso. Se non desideri ricevere informazioni da noi, potrai indicare le tue preferenze sulla scheda di registrazione fornita durante il soggiorno, comunicarlo a uno dei nostri hotel o inviare un’e-mail a:
[email protected]

3. Per effettuare ricerche di marketing

Infine, potremmo contattare i nostri Ospiti per condurre sondaggi o focus group, finalizzati a conoscere le loro opinioni sulle nostre strutture e sul servizio offerto. Tali informazioni possono essere raccolte da terzi vincolati al Castello di Ugento mediante la sottoscrizione di un contratto che li obbliga a proteggere i dati personali come descritto di seguito. Occasionalmente, combineremo le informazioni di più Ospiti al fine di comprendere meglio le tendenze e le loro aspettative. In questo caso, tutti gli indicatori dell’identità vengono rimossi e le informazioni aggregate non possono più essere collegate a Ospiti e specifici.

COME VENGONO RACCOLTI I DATI PERSONALI?

1. Sul nostro sito web

A. Al primo contatto con il nostro sito web

Quando visiti il nostro sito web per la prima volta, viene installato un “cookie” e al computer dell’utente viene assegnato un numero identificativo. Un cookie è uno strumento comunemente utilizzato per tenere traccia delle preferenze di un utente, con l’obiettivo di migliorarne la visita al sito. Ti consigliamo di familiarizzarti con la nostra Dichiarazione sull’Utilizzo dei Cookie ed il Tracciamento.

Dopo aver visitato il nostro sito web e accettato i cookie, il tuo computer sarà automaticamente collegato con il tuo numero identificativo ogni volta che visiterai al nostro sito web. Nonostante tu rimanga anonimo finché non inserisci i tuoi Dati personali sul sito web, il numero identificativo ci consente di registrare la tua sessione per poterti fornire un servizio migliore nel caso in cui richiedessi assistenza o un servizio personalizzato. Dopo che avrai inserito i tuoi Dati personali sul sito web, assoceremo il tuo numero identificativo alle tue informazioni di contatto, per poterti riconoscere quando tornerai sul nostro sito. Lo utilizziamo anche per ricordare quali informazioni potrebbero interessarti.

B. Durante la navigazione sul nostro sito web

Durante la navigazione sul nostro sito web, ci fornisci anche dei dati che non rivelano la tua identità personale. Utilizziamo questi dati anonimi in forma aggregata principalmente a scopi editoriali, senza collegarli ad alcun Dato personale, ad esempio il tuo nome o l’indirizzo.

Navigando sul nostro sito web per cercare informazioni di tuo interesse, potresti inviarci una “richiesta di informazioni” specifica su uno dei nostri servizi. Per rispondere a questa richiesta potremmo chiederti di fornirci alcuni dati personali, ad esempio nome, CAP, indirizzo e-mail e numero di telefono.

Qualora tu decida di fornirci tali dati, li utilizzeremo solo per gli scopi specificati. Ti invieremo e-mail solo se lo desideri; inoltre, potrai scegliere vari metodi alternativi per ricevere risposte alle tue richieste. Trasmettendoci i tuoi dati personali, riconosci e accetti i termini e condizioni contenuti nelle presenti Norme sulla privacy. Se preferisci non fornire questo tipo di dati via Internet, puoi sempre chiamare il nostro servizio di prenotazioni.

Se lo desideri, potrai inviare anche il tuo indirizzo e-mail perché venga inserito nella nostra mailing list o per ricevere ulteriori informazioni. Verrai incluso in queste liste solo se avrai indicato espressamente la tua intenzione di aderirvi. Al momento di prendere questa decisione, ricorda che queste liste vengono utilizzate solo per scopi interni e che non sono vendute né noleggiate a terzi. Qualora tu decida di aderire a una delle nostre liste, potrai richiedere in qualsiasi momento che il tuo indirizzo venga cancellato da esse. Hai la possibilità di accettare o rifiutare in qualunque momento qualsiasi forma di comunicazione da parte del Castello di Ugento.

2. Quando prenoti sul nostro sito web

Quando decidi di effettuare una prenotazione, verrai trasferito al nostro sito per le prenotazioni. Anche se sembra far parte del nostro sito, il sito per le prenotazioni è fornito da Cloudbeds, che fornisce al settore turistico un sistema di prenotazione e distribuzione automatico. Comunichiamo il numero identificativo del tuo computer a Cloudbeds che, tuttavia, non ha accesso ai tuoi dati personali. Puoi verificare le tariffe e la disponibilità senza fornire i tuoi dati personali.

Ai clienti che decidono di prenotare online sarà richiesto di compilare un profilo di prenotazione, alla prima prenotazione. Durante la creazione del tuo profilo di prenotazione, ti verrà chiesto di fornire dati personali specifici, tra cui nome, indirizzo e informazioni di contatto, nonché alcune informazioni relative a garanzia e cauzione necessarie per garantire la prenotazione, come il numero della tua carta di credito. Trasmettendoci i tuoi dati personali, riconosci e accetti i termini e condizioni contenuti nelle presenti Norme sulla privacy.

Il numero della tua carta di credito sarà verificato utilizzando una sequenza di controllo, tuttavia a questo punto il pagamento non sarà ancora stato autorizzato. Dopo la conferma della prenotazione, riceveremo tutti i dati della prenotazione.

Data la natura personale dei dati forniti per l’acquisto sul nostro sito web, il sistema di prenotazione è protetto. Di conseguenza, il numero della tua carta di credito è protetto dalla tecnologia di crittografia più sofisticata disponibile e viene trasmesso su una rete privata.

Riceveremo anche una copia del profilo di prenotazione sul nostro sito web, che non include i dati della carta di credito collegata al tuo numero identificativo. Utilizzeremo queste informazioni per creare un registro nel database del nostro sito web.

Occasionalmente, combiniamo le informazioni di più visitatori del nostro sito web per identificare le diverse tipologie di utenti, senza identificarli singolarmente.

3. Durante il tuo soggiorno

Durante il tuo soggiorno, registriamo le tue spese per predisporre un conto dettagliato, che specifica la tariffa della tua camera e altre eventuali spese addebitate alla tua camera. Registriamo queste informazioni anche per rispettare i requisiti di rendicontazione finanziaria, compresi quelli imposti dai nostri revisori e dagli enti normativi. Inoltre, potremmo raccogliere altre informazioni secondo quanto richiesto dalle leggi locali, ad esempio il numero del passaporto. Potremmo anche conservare le informazioni relative al tuo soggiorno (ad esempio informazioni su problemi di salute, difficoltà di pagamento, richieste speciali, problemi con il servizio). Tali informazioni vengono conservate nel nostro sistema di gestione alberghiera e combinate con le informazioni relative ad eventuali soggiorni precedenti.

Potremmo anche conservare qualsiasi documento (inclusi, ad esempio, fogli con i tuoi commenti, documenti elettronici come e-mail e forme simili di comunicazione) che ci invii prima, durante o dopo il soggiorno. Potremmo condividere queste informazioni con il personale dell’hotel, ma non con terzi.

COME VENGONO CONSERVATI I DATI PERSONALI?

1. Presso il Castello di Ugento

Adottiamo misure molto severe per garantire che tutti i dati personali siano conservati in un luogo sicuro, sia esso un database o un archivio. Inoltre, agiamo in modo da garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati.

2. Nel nostro sistema di Prenotazioni

Per poterti offrire un servizio migliore, conserviamo alcune informazioni sugli ospiti nel nostro sistema di prenotazione, che è un database protetto contenente i dati sugli ospiti.

Le informazioni che conserviamo includono nome, indirizzo, numero di telefono e numero della carta di credito dell’ospite. Inoltre, potremmo conservare alcuni dati relativi alle tue preferenze per il servizio.

3. Nel nostro Database per il Marketing

Il Castello di Ugento dispone di un database contenente i dati dei nostri Ospiti, che vengono utilizzati per fini promozionali, di marketing e di ricerca. Gli Ospiti riceveranno le nostre comunicazioni solo dopo aver espresso il proprio consenso sul modulo di registrazione dell’hotel, sul nostro sito web o in altro modo. Ogni comunicazione inviata comprende un avviso che spiega chiaramente come rinunciare alla ricezione di materiali promozionali.

QUALI INFORMAZIONI NON SONO PROTETTE?

Quando esegui l’accesso per completare o modificare un Profilo prenotazione o un Profilo servizio ospite, la tua interazione online è protetta da intercettazioni mediante la tecnologia di crittografia più avanzata per il browser in uso. Per garantire la tua privacy e proteggere i dati che decidi di condividere con noi, consentiamo solo comunicazioni crittografate di tutti i nostri moduli disponibili via web.

È importante ricordare che le comunicazioni via e-mail non sono protette. Si tratta di un rischio intrinseco correlato all’utilizzo dell’e-mail. Tienilo presente quando richiedi informazioni o ci invii moduli tramite e-mail, ad esempio dalla sezione Contattaci del nostro sito web. Ti consigliamo di non includere nelle tue e-mail informazioni riservate, quali ad esempio i dati della tua carta di credito. Ai fini della tua protezione, nelle nostre e-mail di risposta non includeremo alcuna informazione riservata.

Infine, per prudenza, assicurati di chiudere sempre il browser dopo aver completato un modulo o aver utilizzato il sito per le prenotazioni. Nonostante la sessione termini dopo un breve periodo di inattività, è consigliabile chiudere subito il browser al termine di un’operazione perché, ad accesso effettuato, è più facile che qualcuno tenti di introdursi nel tuo profilo.

SE CREO UN PROFILO OSPITE, COME SONO TRATTATI I MIEI DATI PERSONALI?


Se hai ricevuto un invito e scelto di creare un Profilo ospite sul nostro sito web, ti verrà chiesto di fornire dati personali specifici. Inoltre, ti potrebbe essere chiesto di scegliere una password da utilizzare per l’accesso. Dopo che avrai creato il tuo Profilo ospite, potremo aggiungere al tuo profilo i dati relativi alla sessione online, durante le tue visite successive al nostro sito web. Potremo utilizzare le informazioni fornite, incluse le modifiche ai dati del tuo Profilo ospite, per aggiornare altri database in nostra gestione.

Completando il Profilo ospite, ci fornisci il consenso per la condivisione dei tuoi dati personali all’interno di Castello di Ugento, in conformità con le presenti Norme sulla privacy.

I DATI PERSONALI POSSONO ESSERE FORNITI A TERZI?

Gli agenti, gli appaltatori o i fornitori di servizi di terze parti di cui si avvale il Castello di Ugento potrebbero ottenere i tuoi dati personali durante la fornitura di servizi allo scopo di soddisfare al meglio le tue esigenze di ospite o proprietario. Tramite accordi contrattuali o di altro tipo, Castello di Ugento garantisce che tali soggetti proteggano i tuoi dati personali in linea con i principi esposti nelle presenti norme sulla privacy.

Potremo condividere i tuoi dati personali all’esterno del Castello di Ugento senza il tuo consenso, solo ove: a) sia richiesto o autorizzato dalla legge (ad esempio, in risposta a una citazione in giudizio); (b) sia necessario per fornirti i servizi che hai richiesto, nel qual caso il tuo consenso sarà considerato implicito, ad esempio per il noleggio di un’auto; (c) il tuo soggiorno sia stato pagato da terzi a cui forniremo i dati di fatturazione; (d) tu non abbia pagato gli importi dovuti a una struttura.

Qualora il Castello di Ugento sospetti qualsiasi attività illecita, potrà condurre indagini in merito e/o segnalare quanto scoperto o i propri sospetti alle forze dell’ordine.

COME FACCIO AD ACCEDERE AI MIEI DATI PERSONALI?


Siamo consapevoli che potresti voler conoscere quali tuoi dati personali conserviamo. Saremo lieti di rispondere a questa richiesta. Tuttavia, per proteggere i tuoi dati personali, ti chiediamo di fornirci un documento d’identità al momento della presentazione della richiesta. Le richieste possono essere presentate al nostro Direttore Hospitality.

Quando presenti una richiesta di persona, dovrai fornire un documento identificativo munito di foto, ad esempio il passaporto o la patente di guida, e firmare il modulo di richiesta.

Se presenti la richiesta con altri mezzi, questa dovrà pervenire in forma scritta e dovrà essere firmata e inviata a mezzo posta, allegando una copia di un documento di identità rilasciato dalle autorità governative. Inoltre, dovrai specificare il tuo indirizzo e il tuo numero di telefono personale e del posto di lavoro, per consentirci di confrontarli con quelli in nostro possesso e verificare al meglio la tua identità.

I dati sopra elencati sono necessari per registrare il modo in cui la richiesta è stata gestita. Quando viene presentata una richiesta, qualsiasi corrispondenza o domanda può essere conservata e aggiunta ai tuoi dati personali.

Il Castello di Ugento si riserva il diritto di negarti l’accesso ai tuoi dati personali, in determinate circostanze. Qualora i tuoi dati personali non vengano divulgati, ti verranno spiegate le ragioni della mancata divulgazione.

COME FACCIO A MODIFICARE I MIEI DATI PERSONALI?


Se desiderassi aggiornare o accedere ai tuoi Dati personali, potrai farlo contattando il nostro Direttore Ospitalità
• via e-mail all’indirizzo [email protected]
• a mezzo posta – All’attenzione di:
Castello di Ugento
Direttore Ospitalità
Via Castello 13
I-73059 UGENTO (Lecce)

QUANTO TEMPO SARANNO CONSERVATI I DATI PERSONALI?


I Dati personali saranno conservati per il periodo di tempo previsto dalle leggi della Repubblica Italiana. Potranno essere conservati dal Castello di Ugento per un periodo di tempo indeterminato, finché sarà ritenuto necessario per finalità commerciali. Periodicamente, potremmo eliminare i dati personali degli ospiti che non hanno soggiornato al Castello da anni.

COME POSSO SAPERE SE CI FOSSERO MODIFICHE A QUESTE NORME?

Qualora decidessimo di apportare modifiche significative alle nostre Norme sulla privacy, le pubblicheremo sul nostro sito (www.castellodiugento.com) per consentirti di essere sempre aggiornato sul modo in cui trattiamo i dati personali. Eventuali modifiche meno rilevanti possono essere apportate e pubblicate in un documento di revisione delle Norme sulla privacy. Le modifiche relative all’utilizzo non sono retroattive per i dati personali di cui tu abbia fornito l’esplicito consenso e che siano stati acquisiti prima della modifica alle Norme sulla privacy, eccetto ove richiesto dalla legge. Qualora decidessimo in qualsiasi momento di utilizzare i tuoi dati personali in modo diverso da quanto enunciato nelle presenti Norme sulla privacy, riceverai tale comunicazione a mezzo lettera o tramite e-mail all’indirizzo più aggiornato in nostro possesso. Nel caso in cui non concordassi con il nuovo modo in cui intendiamo utilizzare i tuoi dati personali, potrai richiederci per iscritto di non utilizzare i tuoi Dati personali in tal modo. Se non ci invierai alcuna comunicazione, il tuo consenso al nuovo utilizzo dei tuoi Dati personali sarà considerato implicito.

A QUALI LEGGI FANNO RIFERIMENTO QUESTE NORME?

La Salentodamore SCARL, proprietaria del Castello di Ugento, è un’azienda italiana sottoposta al codice in materia di protezione dei dati personali (comunemente noto anche come codice della privacy) la norma della Repubblica Italiana, emanata con il Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, che contiene il “Testo Unico” relativo alla protezione dei dati personali. Applichiamo le disposizioni di questa legge al modo in cui gestiamo tutti i dati personali, indipendentemente dalla loro provenienza. Tutti i trasferimenti di dati personali tra Paesi diversi sono soggetti ai termini delle presenti Norme sulla privacy e devono risultare conformi a tale legge.

A CHI RIVOLGERE LE MIE DOMANDE RELATIVE A QUESTE  NORME?


Eventuali domande o dubbi relativi alle presenti Norme sulla privacy dovranno essere inviati al nostro Direttore Ospitalità al seguente indirizzo:

Direttore Ospitalità
Castello di Ugento
Via Castello 13
I-73059 UGENTO (Lecce)

E-mail: [email protected]